Quanti pazienti non sono mai tornati dopo la prima visita?
Un paziente che viene una volta e non prenota il controllo non è un paziente perso — è un paziente che nessuno ha richiamato.
Il servizio recall per specialisti lavora in modo attivo e sistematico su tutti i pazienti che rischiano di perdersi — con un approccio professionale, personalizzato e misurabile.
I pazienti non tornano da soli.Una telefonata al momento giusto fa la differenza.
Il recall non è un optional.
È la manutenzione ordinaria di un'agenda sana.
dopo la prima visita, se nessuno ricorda il controllo.
Dopo una disdetta, se lo slot rimane vuoto.
Dopo un preventivo, se nessuno richiama chi non ha risposto.
Durante i periodi di bassa stagione, se non c’è nessuna campagna attiva.
Ognuno di questi momenti è recuperabile — con il processo giusto e la persona giusta che fa la chiamata.
Il problema non è la mancanza di pazienti: è la mancanza di un sistema che li mantenga attivi.
Cos’è davvero il recall pazienti
Il recall è uno strumento di ascolto e continuità.
Ogni chiamata è un’informazione.
Ogni risposta è un feedback.
Pazienti che non tornano da tempo
Ogni studio ha pazienti che si sono persi nel tempo — prima visita fatta, controllo mai prenotato, storia clinica interrotta.
La segreteria identifica questi pazienti dalla tua lista e li ricontatta con un messaggio concordato insieme a te.
- Paziente operato 8 mesi fa senza controllo successivo?
La segreteria richiama, spiega l’importanza del controllo e propone uno slot.
Sei tipi di recall. Tutti gestiti da noi.
Controlli periodici programmati
I pazienti con patologie croniche o follow-up programmati devono tornare a scadenze precise.
Il recall invia reminder automatici o contatti telefonici nelle settimane precedenti alla scadenza — prima che il paziente dimentichi e si trovi a dover aspettare mesi.
- Paziente con controllo annuale programmato?
Reminder 3 settimane prima. Se non risponde, chiamata diretta.
Pazienti che hanno disdetto senza riprenotare
Una disdetta gestita male è un paziente perso.
La segreteria ricontatta sistematicamente chi ha disdetto senza fissare un nuovo appuntamento — con un approccio cordiale, non pressante — e propone una data alternativa.
- Paziente che ha disdetto 10 giorni fa e non ha riprenotato? Chiamata di recall entro 48 ore dalla disdetta.
Campagne stagionali
Alcune prestazioni hanno stagionalità precisa — screening, vaccini, visite preventive, controlli legati a periodi specifici dell’anno.
Il recall gestisce campagne mirate verso i pazienti del tuo database che rientrano nei criteri che definisci tu.
- Vuoi ricordare ai tuoi pazienti la visita di controllo annuale prima dell’estate?
Campagna recall su lista concordata, con messaggio personalizzato.
Pazienti in lista d'attesa da ricontattare
Quando si libera uno slot, il recall contatta immediatamente il primo paziente disponibile in lista — verificando la disponibilità e confermando l’appuntamento.
L’agenda non aspetta che sia il paziente a chiamare.
- Disdetta dell’ultimo momento con slot libero domani?
La segreteria scorre la lista e riempie lo slot in pochi minuti.
Preventivi non accettati — ricontatto commerciale
Un paziente che ha ricevuto un preventivo e non ha risposto non è necessariamente un paziente perso — è un paziente che aspetta il momento giusto o ha bisogno di un chiarimento.
La segreteria effettua un ricontatto professionale a distanza di tempo concordata, per capire se ci sono dubbi da sciogliere e se c’è ancora interesse.
- Preventivo inviato 3 settimane fa senza risposta?
Ricontatto cordiale per verificare se ci sono domande aperte.
Un processo concordato con te.
Eseguito da noi.
Prima di iniziare qualsiasi attività di recall, il team analizza con te la situazione del tuo studio: quali pazienti richiamare, con quale messaggio, con quale frequenza, con quale tono. Ogni script di chiamata viene condiviso e approvato da te.
- Analisi del database pazienti e identificazione dei segmenti da richiamare
- Definizione del messaggio e del tono per ogni tipo di recall
- Esecuzione delle chiamate negli orari concordati
- Report periodico sui risultati — quante chiamate, quanti appuntamenti recuperati
Il recall è un modulo.
Il sistema è più ampio.
Il Centro Servizi Dottori integra:
- Segreteria medica per specialisti:
risposta telefonica, gestione agenda, copertura ferie - Applicazione per i pazienti:
reminder automatici, prenotazioni online, gestione disdette - Assistenza tecnica:
supporto operativo per te e per i tuoi pazienti
17 anni a fianco dei medici.
Non improvvisiamo. Abbiamo fatto questo per anni
3SMB nasce nel 2009 con un obiettivo preciso:
costruire una segreteria medica che funzionasse davvero.
Centro Servizi Dottori è l’evoluzione di quella esperienza
un sistema più completo, costruito su quello che abbiamo imparato in 15 anni di lavoro reale con i medici.
Nel tempo abbiamo imparato cosa serve a uno studio per essere ordinato, sostenibile e protetto.
Quella conoscenza è oggi dentro ogni processo, ogni persona, ogni risposta che diamo ai tuoi pazienti.
